Privacy statement

Privacyverklaring Academas B.V.

Bij Academas B.V. (gevestigd te Leusden aan de Bavoortseweg 9A, hierna: Academas) hechten wij er grote waarde aan dat er zorgvuldig wordt omgegaan met persoonsgegevens. Als erkend NLActief Preventiecentrum en gecertificeerd partner van NLActief en het KNGF (Koninklijk Nederlands Genootschap voor Fysiotherapie) verwerken wij zowel commerciële sportgegevens als privacygevoelige medische gegevens.

Wij houden ons in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en – voor onze fysiotherapeutische zorgverlening – de Wet geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) en de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz).

In deze privacyverklaring informeren wij je transparant over welke gegevens wij verzamelen, met welk doel, hoe lang wij deze bewaren en wat jouw rechten zijn.

Verantwoordelijke

Academas B.V. is de verwerkersverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Adres: Bavoortseweg 9A, 3833 DA Leusden

E-mailadres voor privacyvragen: info@academas.nl

2. Welke gegevens verwerken wij en waarom? (Onderscheid Patiënt en Klant)

Om onze dienstverlening optimaal uit te kunnen voeren, verwerken wij persoonsgegevens. Wij maken hierbij een strikt onderscheid tussen zorggerelateerde diensten (Patiënten) en sport- en facilitaire diensten (Klanten).

A. Persoonsgegevens van Patiënten (Fysiotherapie en Zorg)

Voor het uitvoeren van medische behandelingen en het vormen van een Elektronisch Patiënt Dossier (EPD) verwerken wij:

Doelstellingen: Het verlenen van fysiotherapie, oedeemtherapie, manuele therapie en leefstijlcoaching; identificatie en legitimatie in de praktijk; het opstellen van een medisch behandelplan; verslaglegging aan en overleg met huisartsen of verwijzers (uitsluitend met toestemming); declaratie bij zorgverzekeraars; financiële administratie.

Grondslag: Uitvoering van de Behandelovereenkomst (WGBO) en wettelijke verplichtingen (zoals de zorgdeclaratie- en administratieplicht).

Gegevens: Naam, adres, woonplaats, geboortedatum, BSN, contactgegevens, polisnummer zorgverzekering, legitimatiegegevens, bankgegevens en relevante medische gezondheidsgegevens.

B. Persoonsgegevens van Klanten (Fitness, Sport en Abonnementen)

Voor het beheren van lidmaatschappen, sportdiensten en faciliteiten verwerken wij:

Doelstellingen: Ledenadministratie, het incasseren van abonnementsgelden, communicatie over roosters, updates en diensten.

Grondslag: Uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst.

Gegevens: Naam, adres, woonplaats, contactgegevens, geboortedatum, geslacht, bankgegevens (IBAN), lidmaatschapsvorm en eventuele bedrijfsfitnessgegevens (via werkgever).

C. Digitale Diensten, Apps en Wearables (Technogym App / MyWellness)

Academas maakt gebruik van digitale infrastructuur, waaronder het klantportaal, de Technogym App en MyWellness, voor onder meer reserveringen, inchecken en trainingsschema's (zoals bij Fysio+ en Leefstijl+).

Doelstellingen: Het boeken van tijdsloten voor vrije fitness en groepslessen, het bijhouden van trainingsvoortgang en het opstellen van persoonlijke trainingsschema's.

Grondslag: Uitvoering van de Overeenkomst / toestemming.

Gegevens: Accountgegevens, inloggegevens, reserveringshistorie, trainingsresultaten, fysieke metingen (zoals lengte, gewicht, body composition) en eventuele data verkregen via gekoppelde health- en sportsapps of wearables.

Let op ten aanzien van app-leveranciers: Voor het gebruik van de Technogym App / MyWellness gelden tevens de gebruiksvoorwaarden en het privacybeleid van de externe app-leverancier (Technogym). Academas is verantwoordelijk voor de koppeling en het gebruik binnen de faciliteit, maar adviseert gebruikers om kennis te nemen van de specifieke app-voorwaarden omtrent externe datastromen.

D. Cameratoezicht

Rondom het pand en op de buitenterreinen van Academas vindt 24/7 cameratoezicht plaats.

Doelstelling: Bescherming van de eigendommen en veiligheid van bezoekers, patiënten, medewerkers en de faciliteit, alsmede preventie van inbraak en vandalisme.

Grondslag: Het gerechtvaardigd belang van Academas bij de beveiliging van personen, eigendommen en panden (getoetst middels de wettelijke balanstets), waarbij de inbreuk op de privacy van de betrokkene tot een minimum wordt beperkt door gerichte positionering.

Bewaartermijn: Camerabeelden worden maximaal vier (4) weken bewaard, tenzij er sprake is van een geconstateerd incident of calamiteit waarbij langer bewaren noodzakelijk is voor een onderzoek of juridische afhandeling.

3. Bijzondere Persoonsgegevens (Gezondheid)

Wij verwerken gevoelige persoonsgegevens over gezondheid, leefstijl, fysieke gesteldheid en trainingsdoelen. Wij gaan hier uiterst vertrouwelijk mee om. Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt door bevoegde medewerkers, behandelaars en gecertificeerde trainers die gebonden zijn aan een wettelijke of contractuele geheimhoudingsplicht.

4. Bewaartermijnen

Academas bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens worden verzameld:

Medische dossiers (Fysio/WGBO): Minimaal 20 jaar (te rekenen vanaf de datum van de laatste wijziging), conform de wettelijke verplichting uit de WGBO.

Financiële en fiscale administratie: 7 jaar (conform de wettelijke fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst).

Operationele ledenadministratie en app-accounts: Na beëindiging van het lidmaatschap worden actieve profiel- en app-gegevens binnen een redelijke termijn (maximaal 1 à 2 jaar voor eventuele nazorg, administratie of herinschrijving) gereduceerd, geanonimiseerd of verwijderd.

Sollicitatiegegevens: Maximaal 6 maanden na afronding van de sollicitatieprocedure.

Contactformulieren en algemene prospects: Maximaal 1 jaar na het laatste contactmoment.

5. Beveiliging van Gegevens

Academas heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging. Denk hierbij aan:

Strikt gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid en tweefactorauthenticatie (2FA) op alle systemen;

Versleuteling (encryptie) van gevoelige data en beveiligde verbindingen (SSL/TLS);

Beveiligde datakoppelingen met gecertificeerde zorgsystemen en leveranciers (zoals Zorgmail);

Verwerkersovereenkomsten met alle externe software- en serviceleveranciers (zoals AFAS, Intramed, Technogym);

Verplichte geheimhouding voor al het personeel en ingehuurde externe partners.

6. Delen van Gegevens met Derden en Externe Partners

Academas verkoopt jouw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou, of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Zorgverleners: Overdracht of overleg met huisartsen, specialisten of andere zorgverleners vindt uitsluitend plaats na jouw uitdrukkelijke toestemming.

Externe Partners op de Locatie: Op onze faciliteit verlenen soms zelfstandige externe partners (zoals trainers, diëtisten of therapeuten) diensten. Indien zij persoonsgegevens verwerken in onze systemen of namens Academas, vallen zij onder strenge geheimhoudingsplichten en contractuele verwerkersafspraken. Indien zij een eigen, zelfstandige praktijk voeren buiten onze systemen om, zijn zij zelf verantwoordelijk voor de AVG-naleving van hun eigen administratie.

Verwerkers: Met externe partijen die namens ons gegevens verwerken (zoals ICT-leveranciers, boekhouders of hostingpartijen) sluiten wij strenge verwerkersovereenkomsten af om dezelfde graad van beveiliging en vertrouwelijkheid te waarborgen.

7. Website, Cookies en Analytics

Op onze website maakt Academas gebruik van functionele, technische en analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy. Voor analytische tools (zoals Google Analytics 4) zijn privacy-vriendelijke instellingen doorgevoerd (zoals IP-anonimisering) conform de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens. Je kunt je browser zo instellen dat cookies worden geweigerd.

8. Jouw Rechten omtrent jouw Gegevens

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:

Recht op inzage: Je hebt het recht om te weten of wij persoonsgegevens van je verwerken en om inzicht en een afschrift van die gegevens te ontvangen.

Recht op correctie en aanvulling: Klopt er iets niet? Je kunt ons verzoeken je gegevens te corrigeren of aan te vullen.

Recht op verwijdering / vergetelheid: Je kunt verzoeken om je gegevens te laten verwijderen (voor zover dit niet in conflict is met wettelijke bewaarplichten, zoals de 20-jaars bewaartermijn voor medische dossiers).

Recht op beperking van de verwerking: Het recht om (tijdelijk) de verwerking van je gegevens te beperken.

Recht op dataportabiliteit: Het recht om je gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen om over te dragen aan een andere partij.

Recht van bezwaar: Je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Hoe dien je een verzoek in en wat is de termijn? Een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of overdracht kun je indienen via e-mail naar info@academas.nl of schriftelijk via onderstaand adres. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door jou is gedaan, kunnen wij vragen om een kopie van je legitimatiebewijs mee te sturen (waarbij je ter bescherming van je privacy je pasfoto, paspoortnummer en BSN zwart maakt). Aan het uitoefenen van je wettelijke rechten op inzage of afschrift zijn geen kosten verbonden.

Responstermijn: Wij reageren uiterlijk binnen één (1) maand na ontvangst van jouw verzoek. Deze termijn kan indien nodig met twee maanden worden verlengd bij complexe of vele gelijktijdige verzoeken; in dat geval informeren wij je tijdig binnen de eerste maand.

9. Vragen of Klachten?

Heb je naar aanleiding van dit Privacy Statement vragen, opmerkingen of een klacht over de verwerking van jouw persoonsgegevens? Neem dan gerust contact met ons op via info@academas.nl of per post via:

Academas B.V. T.a.v. de directie / privacybeheer Bavoortseweg 9A 3833 DA Leusden

Mocht je er samen met ons onverhoopt niet uitkomen, dan heb je op grond van de privacywetgeving altijd het recht om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.