Privacy statement

Privacyverklaring Academas B.V.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is de nieuwe wet per 25 mei 2018 ter bescherming van privacy en persoonsgegevens. Op grond van deze wet heeft iedere organisatie die met persoonsgegevens werkt bepaalde plichten en heeft degene van wie de gegevens zijn bepaalde rechten.

Naast deze algemene wet gelden specifieke regels voor de privacy in de gezondheidszorg en dus voor onze dienstverlening op het gebied van fysiotherapie. Deze regels staan onder andere vermeld in de Wet geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO). Wij hechten veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Deze privacyverklaring is bedoeld om u te informeren over uw rechten en onze plichten die gelden op grond van de AVG en de WGBO.

Deze verklaring is van toepassing op alle bedrijfsonderdelen van Academas B.V..

Hierna te noemen Academas.

In onze organisatie kunnen diverse persoonsgegevens van u verwerkt worden. Dit is noodzakelijk om u (medisch) goed te kunnen behandelen en/of te begeleiden, van dienst te zijn en is nodig voor het financieel afhandelen van de behandeling, uw lidmaatschap en/of verkochte goederen. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Academas houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de AVG.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring.
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is.
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Academas zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van deze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document. 

Verwerking van persoonsgegevens van patiënten 

Persoonsgegevens van patiënten worden door Academas verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Het leveren van een behandeling fysiotherapie, oedeemtherapie en/of manuele therapie volgens de wettelijke voorwaarden.
• Het kunnen controleren en identificeren van de cliënt/patiënt in de praktijk (legitimatieplicht).
• Voor overleg met, of verslag aan uw huisarts/verwijzer en/of overige zorgverleners buiten de praktijk (alleen na uw toestemming).
• Voor doelmatig beheer en beleid.
• Voor ondersteuning van wetenschappelijk onderzoek, onderwijs en voorlichting.
• U te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten.
• Opstellen en uitvoeren van het voor u op maat gemaakte behandelplan.
• U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is, bijvoorbeeld een afspraak maken of verzetten.
• Onze praktijk verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze communicatie met uw zorgverzekering, bijvoorbeeld declaratie van de behandeling.
• Voor de financiële administratie en overige administratie. Bijvoorbeeld bij het uitblijven van een betaling en de communicatie hierover met het incassobureau. Of voor een uitnodiging voor deelname aan een enquête. Maar ook voor de landelijke database van de beroepsgroep KNGF.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• Gebruikmaking van onze fysiotherapeutische diensten. Wij hebben deze informatie nodig om uw Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) goed te vormen en bij te houden.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Academas de volgende persoonsgegevens van u vragen:

1. Voorletters
2. Voornaam
3. Tussenvoegsel
4. Achternaam
5. Burger Service Nummer (BSN)
6. Geslacht
7. Adres
8. (Zakelijk) Telefoonnummer
9. (Zakelijk) E-mailadres
10. (Zakelijk) Mobiel nummer
11. Huisarts
12. Polisnummer zorgverzekering en eventuele aanvullende verzekering
13. Legitimatiegegevens
14. Bankrekeningnummer (IBAN)
15. Gegevens van belang voor de behandeling fysiotherapie

Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor goede zorgverlening. Voor medische gegevens is deze bewaartermijn in principe 15 jaar (vanaf de laatste behandeling), tenzij langer bewaren noodzakelijk is, bijvoorbeeld voor de gezondheid van uzelf of van uw kinderen jonger dan 16 jaar. Dit is ter beoordeling van de behandelaar.

Behalve de fysiotherapeut die u behandelt, zijn er ook andere (interne) personen die toegang hebben tot uw persoonsgegevens, welke in de elektronische registratie zijn opgenomen. Dit zijn bijvoorbeeld de waarnemers, andere fysiotherapeuten in de praktijk, stagiaires en administratieve krachten. Al deze personen hebben een geheimhoudingsplicht.

Overdracht van uw dossier:

Als u overstapt naar een andere fysiotherapiepraktijk, is het belangrijk dat uw nieuwe fysiotherapeut op de hoogte is van uw (medische) geschiedenis. Uw (medische) geschiedenis staat in uw patiëntendossier. Het is gebruikelijk dat uw huidige fysiotherapeut het dossier overdraagt aan uw nieuwe fysiotherapeut. De huidige fysiotherapeut doet dit zo spoedig mogelijk, in ieder geval binnen een maand, nadat u hem/haar schriftelijk heeft gevraagd het dossier over te dragen aan uw nieuwe fysiotherapeut.

Uw medisch dossier wordt dan door uw fysiotherapeut persoonlijk of per aangetekende post overgedragen. U kunt het originele dossier niet meekrijgen. Wel heeft u altijd recht op inzage in uw dossier en op een kopie van uw dossier. Het dossier kan (indien mogelijk) ook via e-mail aan de nieuwe fysiotherapeut worden overgedragen. Beide fysiotherapeuten moeten er dan wel voor zorgen dat hun computer en internetverbindingen voldoende beveiligd zijn (bijvoorbeeld via Zorgmail).

Een verzoek voor overdracht dient altijd schriftelijk te gebeuren. Meer informatie hierover treft u aan onder ‘Rechten omtrent uw gegevens’.

Verwerking van persoonsgegevens van zorgverleners

Persoonsgegevens van zorgverleners worden door Academas verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Uitwisselen van patiëntgegevens t.b.v. de behandeling.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• Verwijzing of Directe Toegankelijkheid Fysiotherapie (DTF).

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Academas de volgende persoonsgegevens van u vragen:

1. Voornaam
2. Tussenvoegsel
3. Achternaam
4. Functie
5. E-mailadres (Zorgmail)
6. Telefoon
7. AGB

Uw persoonsgegevens worden door Academas opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de looptijd van de behandelovereenkomst van de patiënt. 15 jaar bewaartermijn conform de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO).

Verwerking van persoonsgegevens van leden 

Persoonsgegevens van leden worden door Academas verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Administratieve doeleinden.
• Automatische incasso of bankoverschrijving
• Communicatie en/of uitnodigingen.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• Het overeengekomen lidmaatschap.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Academas de volgende persoonsgegevens van u vragen:

1. Voorletters
2. Voornaam
3. Tussenvoegsel
4. Achternaam
5. Adres
6. (Zakelijk) Telefoonnummer
7. (Zakelijk) Mobiel nummer
8. (Zakelijk) E-mailadres
9. Bankrekeningnummer (IBAN)
10. Geslacht
11. Gegevens t.b.v. intake (waaronder medische zoals bloeddruk en body composition (lichaamsanalyse))
12. Informatie met betrekking tot uw lidmaatschap
13. Naam werkgever mits u via uw werkgever bent aangesloten

Uw persoonsgegevens worden door Academas opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verwerking van bijzondere persoonsgegevens

Wij verwerken de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van u, indien u deze aan ons verstrekt ter uitvoering van de dienstverlening:

• Gegevens over gezondheid en welzijn
• Gegevens over lengte en gewicht
• Gegevens over trainingsdoelen
• Gegevens over trainingsschema(‘s)en trainingsresultaten
• Gegevens over aan- en afwezigheid en/of deelname aan (groeps)lessen
• Gegevens via wearables (indien van toepassing)
• Gegevens via health- en sportsapps (indien van toepassing)

Academas gaat extra zorgvuldig om met deze persoonsgegevens en verwerkt deze alleen indien deze strikt noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de dienstverlening. Deze gegevens worden alleen aan medewerkers van Academas verstrekt indien zij de gegevens voor de uitvoering van hun werkzaamheden nodig hebben. Alle medewerkers van Academas hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend. Deze persoonsgegevens worden binnen 3 maanden na de beëindiging van uw lidmaatschap door ons verwijderd. Hierbij houden wij rekening met één kalendermaand bedenktijd na beëindigingsdatum contract (lidmaatschap).

Verwerking van persoonsgegevens van cursisten 

Persoonsgegevens van cursisten worden door Academas verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Het afhandelen van de inschrijving.
• U te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten.
• Het verzenden van onze nieuwsbrief.
• U te kunnen bellen of mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren.
• Voor de financiële administratie.
• Het aanmaken van een account t.b.v. e-learning.
• Om goederen en diensten bij u af te leveren.
• Overige administratie. Bijvoorbeeld bij het uitblijven van een betaling en de communicatie hierover met het incassobureau. Of voor een uitnodiging voor deelname aan een enquête.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• Uw aanmelding voor een opleiding/cursus.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Academas de volgende persoonsgegevens van u vragen:

1. Voorletters
2. Voornaam
3. Tussenvoegsel
4. Achternaam
5. Adres
6. (Zakelijk) Telefoonnummer
7. (Zakelijk) E-mailadres
8. (Zakelijk) Mobiel nummer
9. Bankrekeningnummer
10. Geslacht
11. KNGF relatienummer en BIG registratienummer i.v.m. bijschrijven accreditatiepunten
12. Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt bijvoorbeeld door een profiel op deze website aan te maken, bij een inschrijving, in correspondentie en telefonisch
13. Informatie met betrekking tot de door u gevolgde/te volgen cursussen
14. Naam werkgever mits u via uw werkgever bent aangemeld

Uw persoonsgegevens worden door Academas opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende 15 jaar voor cursusadministratie, examengegevens en diplomering.

Verwerking van persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees, cursisten en overige geïnteresseerden

Persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees worden door Academas verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling:

• Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• b.t. leden: het afsluiten van een lidmaatschap.
• b.t. cursisten: het inschrijven voor een opleiding.
• b.t. overige geïnteresseerden: het aanmelden voor de nieuwsbrief.

Voor de bovenstaande doelstelling kan Academas de volgende persoonsgegevens van u vragen:

1. Voornaam
2. Tussenvoegsel
3. Achternaam
4. (Zakelijk) E-mailadres
5. (Zakelijk) Telefoonnummer
6. (Zakelijk) Mobiel nummer

Uw persoonsgegevens worden door Academas opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de periode dat men aangemeld is.

Verwerking van persoonsgegevens van prospects, en/of geïnteresseerden

Persoonsgegevens van prospects, en/of geïnteresseerden worden door Academas verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• Mondelinge toestemming en/of digitale aanvraag voor informatie.

Voor de bovenstaande doelstelling kan Academas de volgende persoonsgegevens van u vragen:

1. Voornaam
2. Tussenvoegsel
3. Achternaam
4. (Zakelijk) Telefoonnummer
5. (Zakelijk) E-mailadres
6. (Zakelijk) Mobiel nummer

Uw persoonsgegevens worden door Academas opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de periode van een jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van sollicitanten

Persoonsgegevens van sollicitanten worden door Academas verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:

• Het kunnen selecteren van de juiste kandidaat voor de vacante functie.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• De sollicitatiebrief met CV.

Voor de bovenstaande doelstelling kan Academas de volgende persoonsgegevens van u vragen:

1. Voornaam
2. Tussenvoegsel
3. Achternaam en geboortenaam
4. Geslacht
5. Nationaliteit
6. Adres
7. Telefoonnummer
8. E-mailadres
9. Opleidingsgegevens
10. Arbeidsverleden

Uw persoonsgegevens worden door Academas opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de looptijd van de sollicitatieprocedure met een max van 6 maanden.

Verwerking van persoonsgegevens van medewerkers

Persoonsgegevens van medewerkers worden door Academas verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:

• Administratieve informatie vastleggen m.b.t. het (digitale) personeelsdossier.
• Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst.
• Het uitbetalen van salaris.
• Het registeren van ziekte bij de Arbodienst en/of UWV.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• De arbeidsovereenkomst en het (digitale) personeelsdossier.

Voor de bovenstaande doelstelling kan Academas de volgende persoonsgegevens van u vragen:

1. Voornaam
2. Tussenvoegsel
3. Achternaam en geboortenaam
4. Geslacht
5. Burgerlijke staat
6. Nationaliteit
7. Adres
8. (Zakelijk) Telefoonnummer
9. (Zakelijk) E-mailadres
10. (Zakelijk) Mobiel nummer
11. Geboortedatum en -plaats
12. Salarisgegevens
13. Kopie ID
14. BSN-nummer
15. Bankgegevens
16. Diploma’s
17. Gegevens partner

Uw persoonsgegevens worden door Academas opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de periode dat men een contract heeft. Daarna in de financiële

administratie voor maximaal 7 jaar. Het personeelsdossier wordt tot de wettelijke pensioengerechtigde leeftijd bewaard.

Verwerking van persoonsgegevens contactformulier website

Persoonsgegevens die via het contactformulier door u zijn ingevuld, worden door Academas verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Om op uw verzoek telefonisch en/of schriftelijk contact op te nemen.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• Invullen van het contactformulier.

Voor de bovenstaande doelstelling kan Academas de volgende persoonsgegevens van u vragen:

1. Voornaam
2. Tussenvoegsel
3. Achternaam
4. Adresgegevens
5. (Zakelijk) Telefoonnummer
6. (Zakelijk) E-mailadres
7. (Zakelijk) Mobiel nummer

Uw persoonsgegevens worden door Academas opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de periode van een jaar.

In kaart brengen van websitebezoek

Op de website van Academas worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, waaronder het IP-adres van uw computer en het tijdstip van opvraging en gegevens die uw browser meestuurt. Deze gegevens worden gebruikt voor analyses van bezoek- en klikgedrag op de website. Academas gebruikt deze informatie om de werking van de website te verbeteren. Deze gegevens worden zo veel mogelijk geanonimiseerd en worden niet aan derden verstrekt.

Google Analytics

Academas maakt gebruik van Google Analytics om bij te houden hoe gebruikers de website gebruiken en hoe effectief de Adwords-advertenties van Academas. bij Google zoekresultaatpagina’s zijn. De aldus verkregen informatie wordt, met inbegrip van het adres van uw computer (IP-adres), overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Lees het privacybeleid van Google voor meer informatie. U treft ook het privacybeleid van Google Analytics hier aan: https://support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=nl.

Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe onze website gebruikt wordt, om rapporten over de website aan Academas te kunnen verstrekken en om haar adverteerders informatie over de effectiviteit van hun campagnes te kunnen bieden.

Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Academas hier geen invloed op. Academas heeft Google geen toestemming gegeven om via Academas verkregen Analytics-informatie te gebruiken voor andere Google-diensten.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Wij gebruiken alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Onze cookies kunnen niet worden gebruikt om personen te identificeren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen. Door gebruik te maken van onze website gaat u akkoord met het gebruik van cookies.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft de volgende rechten:

• Het recht om te weten of en welke persoonsgegevens van u verwerkt worden.
• Het recht op inzage en afschrift van die gegevens (voor zover de privacy van een ander daardoor niet wordt geschaad).
• Het recht op correctie, aanvulling of verwijdering van gegevens indien dat nodig mocht zijn.
• Het recht om (gedeeltelijke) vernietiging van uw medische gegevens te vragen. Hieraan kan alleen tegemoet worden gekomen als het bewaren van de gegevens voor een ander niet van aanmerkelijk belang is en de gegevens op grond van een wettelijke regeling niet bewaard moeten blijven.
• Het recht op het toevoegen van een eigen verklaring (van medische aard) aan uw dossier.
• Het recht om u in bepaalde gevallen tegen de verwerking van uw gegevens te verzetten.

Als u gebruik wil maken van uw rechten of inzage wil in ons verwerkingsregister, dan kunt u dit schriftelijk kenbaar maken via info@academas.nl of via Academas, Bavoortseweg 9A, 3833 BM  LEUSDEN. De gemaakte kosten worden aan u doorbelast, te weten kopieerkosten, administratiekosten eventuele gemaakte (aangetekende) verzendkosten .

Uw belangen kunnen ook behartigd worden door een vertegenwoordiger (zoals een schriftelijk gemachtigde, of uw curator of mentor). Om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Hierbij vragen we u om in deze kopie uw pasfoto en Burgerservicenummer (BSN) zwart te maken. Dit ter bescherming van uw privacy.

Verstrekking aan derden

De medewerkers van Academas hebben de verplichting vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om te gaan. De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Als advocatenkantoren of letselschadebedrijven informatie opvragen, verstrekken wij de gevraagde informatie alleen wanneer u hiervoor schriftelijk akkoord hebt gegeven.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkingsovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen/buiten de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Academas bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens Academas van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid of een 2-laagsverificatie op al onze systemen.
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor om de inhoud van deze privacyverklaring te allen tijde te wijzigen. Indien ons privacy reglement alsmede onze algemene voorwaarden en geldende regelgeving niet toereikend zijn dan beslist de directie van Academas B.V.