Algemene voorwaarden Academas B.V.

 

DEEL I – ALGEMENE BEPALINGEN

 

Artikel 1. Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

  1. Academas: Academas B.V., gevestigd te Leusden aan de Bavoortseweg 9A (3833 DA), ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 31039056, erkend als NLActief Preventiecentrum en aangesloten bij de brancheorganisaties NLActief en het KNGF (Koninklijk Nederlands Genootschap voor Fysiotherapie).
  2. Klant: Iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die met Academas een Overeenkomst aangaat, een Dienst afneemt, gebruikmaakt van een Faciliteit of op andere wijze gebruikmaakt van het aanbod van Academas met betrekking tot sport, fitness en niet-medische programma's.
  3. Patiënt: Iedere natuurlijke persoon aan wie Academas zorggerelateerde diensten, fysiotherapie of medische behandelingen verleent in het kader van een Behandelovereenkomst.
  4. Overeenkomst: Iedere overeenkomst tussen Academas enerzijds en de Klant of Patiënt anderzijds op grond waarvan Academas een product, dienst, behandeling, begeleiding, faciliteit of toegang tot een faciliteit levert of ter beschikking stelt.
  5. Diensten: Alle door Academas aangeboden diensten, waaronder – maar niet uitsluitend – fitness, groepslessen, Personal Training, Fysiotherapie, leefstijlcoaching, Gecombineerde Leefstijlinterventie (GLI), Fysio+, Leefstijl+, preventieve en zorggerelateerde programma's, alsmede het ter beschikking stellen van digitale hulpmiddelen, software en applicaties (waaronder het beveiligde klantportaal, de Technogym App, MyWellness en overige digitale systemen).
  6. Abonnement: Een Overeenkomst waarbij de Klant gedurende een overeengekomen periode op periodieke basis recht heeft op één of meer door Academas aangeboden sport- of facilitaire Diensten.
  7. Strippenkaart: Een vooraf aangeschafte bundel die recht geeft op een vooraf bepaald aantal deelnames, trainingen of lessen.
  8. Behandeling: Een fysiotherapeutische of overige zorggerelateerde behandeling of begeleiding uitgevoerd door of namens Academas conform de professionele richtlijnen van KNGF en NLActief.
  9. Behandelovereenkomst: De geneeskundige behandelingsovereenkomst in de zin van de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) tussen de Patiënt en Academas.
  10. Behandelaar: De fysiotherapeut, leefstijlcoach of zorgverlener die namens Academas zorg en professionele begeleiding verleent aan de Patiënt.
  11. Faciliteiten: De door Academas ter beschikking gestelde ruimten, accommodaties, trainingsapparatuur, hulpmiddelen en overige voorzieningen.
  12. Huisreglement: Het door Academas vastgestelde reglement waarin de praktische gedrags-, gebruiks- en veiligheidsregels voor de locatie en Faciliteiten van Academas zijn opgenomen.
  13. Privacy Statement: Het document waarin Academas transparant uiteenzet op welke wijze zij persoonsgegevens, financiële gegevens, zorgadministratieve data en medische gegevens verwerkt, beschermt en beheert overeenkomstig de geldende privacywetgeving (AVG)

Artikel 2. Toepasselijkheid en Samenloop van Voorwaarden

  1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, Overeenkomsten en rechtsbetrekkingen tussen Academas enerzijds en de Klant of Patiënt anderzijds.
  2. Het Huisreglement en het Privacy Statement van Academas maken integraal onderdeel uit van de rechtsbetrekking.
  3. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts geldig indien deze uitdrukkelijk en via het beveiligde klantportaal of per e-mail via info@academas.nl tussen partijen zijn overeengekomen.
  4. Indien een Dienst wordt afgenomen waarop specifieke bijzondere bepalingen van toepassing zijn (zoals Deel III voor zorgverlening aan Patiënten, Deel IV voor aanvullende programma's, of Deel V voor zakelijke klanten en partners), gelden deze bijzondere bepalingen in aanvulling op de algemene bepalingen.
  5. In geval van strijdigheid prevaleert de bijzondere bepaling. Voor zover dwingendrechtelijke wetsbepalingen van toepassing zijn (zoals WGBO, Wkkgz en AVG), prevaleren deze te allen tijde.

Artikel 3. Totstandkoming van de Overeenkomst en Herroepingsrecht

  1. Een Overeenkomst komt tot stand op het moment dat het inschrijf- of aanmeldformulier is ingediend, een boeking via de app/website is geplaatst, of Academas feitelijk is aangevangen met de uitvoering van de Dienst.
  2. Herroepingsrecht bij overeenkomsten op afstand: Indien de Overeenkomst digitaal tot stand is gekomen, heeft de consument het recht om de Overeenkomst binnen veertien (14) dagen na totstandkoming kosteloos en zonder opgave van redenen te herroepen via het klantportaal of per e-mail naar info@academas.nl.
  3. Indien de consument verzoekt om de uitvoering van de Dienst direct te laten aanvangen binnen de herroepingstermijn, is hij bij herroeping een evenredige vergoeding verschuldigd voor de reeds geleverde prestaties.

Artikel 4. Tarieven en Prijswijzigingen

  1. Alle vermelde tarieven voor consumenten zijn inclusief btw en overige overheidsheffingen, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
  2. Academas is gerechtigd de tarieven van Abonnementen en Diensten jaarlijks per 1 januari te wijzigen. Prijswijzigingen worden minimaal twee (2) maanden voor het einde van het kalenderjaar (uiterlijk voor 1 november) schriftelijk of digitaal bekendgemaakt via e-mail, de digitale nieuwsbrief of het beveiligde klantportaal.
  3. Indexatie en Wettelijke Verhogingen: Tariefsaanpassingen die het rechtstreekse gevolg zijn van wettelijke maatregelen (zoals btw-verhogingen) of een jaarlijkse inflatie-indexatie op basis van de Consumentenprijsindex (CPI, reeks alle huishoudens, zoals gepubliceerd door het Centraal Bureau voor de Statistiek), geven de Klant geen recht om de Overeenkomst tussentijds te ontbinden of op te zeggen.
  4. Commerciële Prijswijzigingen: Indien Academas een prijsverhoging doorvoert die hoger is dan de CPI-indexatie of wettelijke verhogingen, en deze verhoging ingaat binnen de vaste minimale looptijd van het Abonnement, heeft de Klant het recht om de Overeenkomst kosteloos op te zeggen tegen de datum waarop de prijsverhoging van kracht wordt (1 januari).
  5. Vervaltermijn opzegrecht: De Klant dient van het in lid 4 genoemde opzegrecht gebruik te maken binnen dertig (30) dagen na de bekendmaking van de prijsverhoging via het beveiligde klantportaal of per e-mail via info@academas.nl. Bij gebreke van een tijdige opzegging wordt de Klant geacht te hebben ingestemd met de gewijzigde tarieven per 1 januari.

Artikel 5. Betaling en Automatische Incasso

  1. Betaling van periodieke abonnementsgelden vindt plaats via automatische incasso vooraf. Overige facturen dienen binnen veertien (14) dagen te worden voldaan.
  2. Bij stornering of te late betaling raakt de Klant in verzuim en is Academas gerechtigd wettelijke rente en WIK-incassokosten in rekening te brengen, alsmede de toegang tot Faciliteiten en digitale systemen tijdelijk te blokkeren.

Artikel 6. Privacy, Persoonsgegevens en Digitale Administratie

  1. Academas verwerkt persoonsgegevens, financiële gegevens, zorgadministratieve data en medische gegevens van Klanten en Patiënten uitsluitend in overeenstemming met de AVG en toepasselijke wetgeving (zoals WGBO).
  2. De wijze waarop gegevens worden verzameld en beschermd via administratieve systemen, het klantportaal en digitale applicaties (waaronder de Technogym App en MyWellness) is vastgelegd in het Privacy Statement van Academas, te raadplegen via www.academas.nl/privacy.

Artikel 7. Huisregels, Gedrag, Cameratoezicht en Beeldmateriaal

  1. Bezoekers zijn verplicht zich te gedragen naar het Huisreglement van Academas.
  2. Het Huisreglement omvat onder meer regels over 24/7 cameratoezicht rondom het pand, de veiligheid op de vloer en het verbod op ongeoorloofd filmen, fotograferen of het dragen van wearables met camera's (zoals slimme brillen).
  3. Academas kan tijdens trainingen of evenementen promotioneel beeldmateriaal maken. Betrokkenen geven hiermee toestemming tenzij vooraf bezwaar wordt gemaakt. Beelden waarop iemand nadrukkelijk in de hoofdrol staat worden nooit zonder afzonderlijke toestemming voor commerciële doeleinden gebruikt.

Artikel 8. Aansprakelijkheid, Calamiteiten en Digitale Diensten

  1. Het gebruik van de Faciliteiten, het deelnemen aan trainingen en het volgen van Behandelingen geschiedt op eigen risico, behoudens in geval van opzet of grove schuld van de gecertificeerde professionals of de directie van Academas.
  2. Academas is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van een lichamelijke of psychische gesteldheid die niet vooraf is gemeld, noch voor schade ontstaan door het negeren van instructies, het Huisreglement of het niet melden van medische risico's.
  3. Aansprakelijkheid bij Digitale Diensten en Apps: Het gebruik van digitale applicaties, het klantportaal, de Technogym App, MyWellness of andere achterliggende systemen geschiedt voor eigen risico. Academas is niet aansprakelijk voor schade, verlies van trainingsdata of het tijdelijk niet beschikbaar zijn van deze digitale diensten ten gevolge van storingen, onderhoud, internetproblemen of handelen van externe leveranciers.
  4. Academas is niet aansprakelijk voor schade welke het gevolg is van een overmachtsituatie, calamiteit of het tijdelijk uitvallen van nutsvoorzieningen, internetstoringen of cyberaanvallen, behoudens in geval van opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding.
  5. Academas is niet aansprakelijk voor diefstal, verlies of beschadiging van eigendommen in of rondom de accommodatie (waaronder begrepen diefstal uit niet-afgesloten kluisjes of lockers), tenzij er sprake is van opzet of grove schuld van de bedrijfsleiding.

Artikel 9. Klachtenregeling Algemeen

  1. Klachten over laagdrempelige Diensten of niet-zorggerelateerde aangelegenheden dienen binnen veertien (14) dagen na constatering via het klantportaal of info@academas.nl te worden ingediend.

Artikel 10. Overmacht en Calamiteitenregeling

  1. Onder overmacht aan de zijde van Academas wordt mede verstaan: storingen in of uitval van nutsvoorzieningen, internetverbindingen, cyberaanvallen, overheidsmaatregelen, pandemieën, oorlog of andere grootschalige calamiteiten die de exploitatie onmogelijk maken.
  2. In geval van overmacht worden de verplichtingen van Academas opgeschort. De Overeenkomst loopt in beginsel door, tenzij partijen anders overeenkomen. Academas streeft naar passende alternatieven of compensatieregelingen.
  3. Duurt een overmachtsituatie langer dan drie (3) maanden, dan heeft de Klant het recht om de Overeenkomst schriftelijk of via het klantportaal te ontbinden, zonder recht op restitutie van reeds verschenen abonnementsgelden.

DEEL II – ABONNEMENTEN EN OVERIGE COMMERCIËLE DIENSTEN

Artikel 11. Duur, Verlenging en Opzegging van Abonnementen

  1. Abonnementen worden aangegaan voor de minimale looptijd zoals overeengekomen bij de inschrijving en worden na het verstrijken daarvan stilzwijgend omgezet in een overeenkomst voor onbepaalde tijd, met een opzegtermijn van één (1) kalendermaand.
  2. Opzegging dient uitsluitend plaats te vinden via het beveiligde klantportaal of per e-mail via info@academas.nl.
  3. Tussentijdse opzegging tijdens de minimale looptijd is uitsluitend mogelijk bij zwaarwegende medische redenen (onderbouwd door een medische verklaring van een behandelend arts) of bij een permanente verhuizing buiten een straal van 15 kilometer van Academas (onderbouwd met een officiële inschrijving in de Basisregistratie Personen van de nieuwe gemeente).

Artikel 12. Tijdelijke Opschorting en Verplichte Herstartprocedure

  1. Abonnementen kunnen bij langdurige blessure, ziekte of zwangerschap tijdelijk worden opgeschort voor een periode van ten hoogste zes (6) maanden, mits vooraf aangevraagd en onderbouwd.
  2. Verplichte Herstartprocedure: Na een medische onderbreking, blessure of langdurige afwezigheid is de Klant verplicht de herstart vooraf te melden via het klantportaal of info@academas.nl en de voorgeschreven herstartprocedure te doorlopen alvorens de training of fysieke activiteiten te hervatten. Hervatting zonder deze procedure geschiedt volledig op eigen risico.

Artikel 13. Strippenkaarten en Personal Training

  1. Strippenkaarten zijn persoonsgebonden, niet overdraagbaar en voorzien van een in de overeenkomst vermelde geldigheidsduur. Niet-gebruikte strippen vervallen na het verstrijken van deze termijn.
  2. Afspraken voor Personal Training dienen minimaal 24 uur vooraf te worden geannuleerd. Bij niet-tijdige annulering wordt de gereserveerde sessie volledig in rekening gebracht, zulks tenzij de annulering het rechtstreekse gevolg is van een door het KNMI afgekondigd weeralarm (Code Rood) in de regio waardoor de faciliteiten gesloten moesten blijven of verplaatsing onmogelijk was.

DEEL III – ZORGVERLENING (FYSIOTHERAPIE EN ZORG)

Artikel 14. Toepasselijkheid Zorgbepalingen

  1. Dit deel is van toepassing op alle fysiotherapeutische zorgverlening, leefstijlcoaching en overige zorggerelateerde behandelingen die door of namens Academas worden verricht in het kader van de Behandelovereenkomst (WGBO) met de Patiënt.

Artikel 15. Uitvoering en Medische Informatieplicht

  1. De Behandelaar voert de behandeling naar beste inzicht en vermogen uit overeenkomstig de professionele standaarden van het KNGF en NLActief.
  2. De Patiënt is verplicht alle relevante medische informatie, medicatiegebruik, voorgeschiedenis en fysieke klachten volledig en naar waarheid te verstrekken aan de Behandelaar.

Artikel 16. Afspraken en No-Show Regeling

  1. Gemaakte zorgafspraken dienen stipt te worden nagekomen. Bij verhindering dient een afspraak minimaal 24 uur vooraf te worden geannuleerd.
  2. Bij niet-tijdige annulering of het zonder bericht niet verschijnen op een zorgafspraak, is Academas gerechtigd de gereserveerde tijd direct bij de Patiënt in rekening te brengen tegen het geldende no-show tarief. Dit tarief wordt niet door de zorgverzekeraar vergoed. Dit artikel is niet van toepassing indien de afspraak geen doorgang kan vinden of niet tijdig kan worden geannuleerd als rechtstreeks gevolg van een officiële weerswaarschuwing (Code Rood) afgegeven door het KNMI voor de regio.

Artikel 17. Dossierbeheer en Bewaartermijn

  1. Academas houdt een medisch dossier bij van de Patiënt conform de wettelijke vereisten van de WGBO en de AVG.
  2. Medische dossiers worden gedurende een periode van twintig (20) jaar (te rekenen vanaf de datum van de laatste wijziging) bewaard, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is uit het oogpunt van goede zorgverlening.

Artikel 18. Zorgklachten

  1. Klachten over zorgverlening worden behandeld conform de wettelijke eisen van de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) waarbij Academas is aangesloten.

DEEL IV – AANVULLENDE PROGRAMMA'S (FYSIO+ EN LEEFTIJL+)

Artikel 19. Aard en Reikwijdte van de Programma's (Fysio+ en Leefstijl+)

  1. Academas biedt onder de noemer van aanvullende programma's (waaronder Fysio+ en Leefstijl+) gespecialiseerde trajecten aan op het snijvlak van fysiotherapie, revalidatie, duurzame leefstijlverbetering en preventieve gezondheidszorg, opererend vanuit onze status als gecertificeerd NLActief Preventiecentrum en conform de richtlijnen van het KNGF en NLActief.
  2. Binnen deze aanvullende programma's wordt een strikt onderscheid gemaakt tussen de aard, het doel en de instroom van Fysio+ en Leefstijl+.

Artikel 20. Fysio+: Aanvullend Oefenprogramma bij Behandeling

  1. Koppeling aan Fysiotherapie: Fysio+ is een aanvullend abonnement dat uitsluitend kan worden afgesloten in combinatie met of als verlengstuk van reguliere fysiotherapeutische behandelingen bij Academas.
  2. Doelgericht op de Klacht: Het oefenprogramma wordt exclusief door de behandelend fysiotherapeut opgesteld en heeft uitsluitend betrekking op de specifieke medische klacht(en) waarvoor de patiënt op dat moment onder fysiotherapeutische behandeling is. Het programma is niet bedoeld als algemene fitnesstraining.
  3. Zelfstandige Uitvoering en Faciliteiten: De patiënt voert het opgestelde oefenprogramma zelfstandig uit in de vrije fitness van Academas. Hierbij gelden onverkort de regels uit het Huisreglement:
    1. Het trainen vindt plaats binnen de vastgestelde openingstijden en het actuele rooster;
    2. Het is voor de patiënt verplicht om vooraf in de Technogym App een tijdslot te reserveren voor de vrije fitness;
    3. De patiënt gebruikt hierbij de persoonlijke MyWellness trainingssleutel of de app om het medische oefenprogramma te volgen.
  4. Beëindiging van de Zorg: Zodra het fysiotherapeutische behandeltraject voor de betreffende klacht wordt afgesloten, vervalt in beginsel ook de grondslag voor het Fysio+-abonnement, tenzij in overleg wordt overgestapt naar een regulier fitnesslidmaatschap.

Artikel 21. Leefstijl+ als Aanvulling op een Leefstijltraject (o.a. GLI CooL)

  1. Aanvraag via Leefstijlcoach: Leefstijl+ is een aanvullend programma dat specifiek gekoppeld is aan een leefstijltraject, zoals het Gecombineerde Leefstijlinterventie (GLI)-programma CooL of een individueel leefstijltraject bij de leefstijlcoach van Academas.
  2. Warme Overdracht: De leefstijlcoach doet – uitsluitend in overleg met de patiënt – de aanvraag voor dit aanvullende programma en draagt de zorg voor een warme overdracht naar de instructeurs en coaches van de fitness.
  3. Zelfstandige Fitness: Op basis van deze overdracht kan de deelnemer zelfstandig trainen in de fitnessruimte, op basis van vooraf gemaakte reserveringen via de Technogym App en met inachtneming van alle bepalingen uit het Huisreglement.

Artikel 22. Algemene Verwaarden en Verantwoordelijkheid binnen Programma's

  1. Actieve Inzet: Van de deelnemer aan Fysio+ of Leefstijl+ wordt een actieve en disciplinegerichte inzet verwacht. De aanwijzingen van de behandelaar, fysiotherapeut, leefstijlcoach of instructeur dienen te allen tijde te worden opgevolgd.
  2. Medische Veranderingen: Indien de fysieke gesteldheid tijdens het programma wijzigt of de klachten verergeren, is de deelnemer verplicht dit direct te melden. Academas behoudt zich het recht voor om het programma om medische redenen tijdelijk te pauzeren of aan te passen.

DEEL V – ZAKELIJKE KLANTEN EN EXTERNE PARTNERS (PARTNERS)

Artikel 23. Zakelijke Klanten, Bedrijfsfitness en Groepslessen

  1. Het consumentenrecht en de wettelijke bedenktijd zijn niet van toepassing op zakelijke afnemers en zakelijke overeenkomsten.
  2. Zakelijke klanten zijn hoofdelijk aansprakelijk voor de stipte nakoming van alle verplichtingen door hun aangewezen werknemers, deelnemers of gasten.

Artikel 24. Externe Partners, Ruimtegebruik, Huisregels, Schoonmaak en Vloerbeheer

  1. Externe partners (zoals zelfstandige trainers, diëtisten en podotherapeuten) vallen onverkort onder deze algemene voorwaarden en het Huisreglement, en sluiten daartoe een specifieke gebruiksovereenkomst af.
  2. Voorrang Academas-leden en Patiënten: Gebruik van trainingsruimten door externen mag de reguliere leden en patiënten van Academas nimmer onnodig belemmeren. Academas behoudt te allen tijde prioriteitsrecht.
  3. Verplichting tot Schoonmaak en Opruimen: De Externe Partner en diens achterban zijn na afloop van de verleende diensten of gehuurde sessies verplicht om alle gebruikte ruimten, apparatuur en materialen direct schoon te maken (conform de hygiëne- en schoonmaakregels in het Huisreglement) en op te ruimen in overeenstemming met de daartoe gesloten overeenkomst.
  4. Indien een Externe Partner of diens achterban de gebruikte ruimten of materialen niet tijdig, schoon of correct oplevert, is Academas gerechtigd om de hieruit voortvloeiende extra schoonmaak- of herstelkosten direct door te belasten aan de Externe Partner.
  5. Externen verplichten zich tot het handhaven van de huisreglementen, het afsluiten van een adequate bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering (AVB) en vrijwaren Academas volledig voor claims van derden.

Artikel 25. Toegang tot en Gebruik van Digitale Systemen en Netwerken (o.a. Administratie en Apps)

  1. Externe Partners en hun medewerkers kunnen uitsluitend na voorafgaande schriftelijke of digitale goedkeuring van Academas toegang krijgen tot het beveiligde netwerk, computersystemen en softwareapplicaties (waaronder administratieve software, zorgdossiers of trainingsapplicaties zoals MyWellness).
  2. Inloggegevens zijn strikt persoonlijk en mogen niet worden gedeeld. Het exporteren of misbruiken van data voor externe commerciële doeleinden is ten strengste verboden.
  3. De Externe Partner leeft de AVG-wetgeving strikt na en meldt een datalek of beveiligingsincident binnen 24 uur aan Academas. De Externe Partner is volledig aansprakelijk voor schade en boetes bij datamisbruik.
  4. Academas kan bij vermoeden van misbruik of beëindiging van de samenwerking de digitale toegang per direct eenzijdig blokkeren.

DEEL VI – SLOTBEPALINGEN

Artikel 26. Conversie en Separabiliteit

  1. Indien enige bepaling van deze algemene voorwaarden nietig of vernietigbaar blijkt te zijn, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. Partijen zullen in dat geval een nieuwe bepaling ter vervanging vaststellen die de strekking van de oorspronkelijke bepaling zoveel mogelijk benadert.

Artikel 27. Toepasselijk Recht en Geschillen

  1. Op alle rechtsbetrekkingen tussen Academas enerzijds en de Klant of Patiënt anderzijds is uitsluitend het Nederlands recht van toepassing.
  2. Alle geschillen welke mocht ontstaan naar aanleiding van de Overeenkomst of deze algemene voorwaarden worden bij uitsluiting voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Midden-Nederland.